Klantcase NIIOS

Het NIIOS (Netherlands Institute for Innovative Ocular Surgery) is innovatief op het gebied van hoornvliestransplantaties en onderzoek. Natuurlijk mag de IT binnen de organisatie ook niet achterblijven en hebben we onlangs voor een hybride oplossing naar de Cloud verzorgd. Om meer te weten te komen over het traject wat hierbij kwam kijken praten we met Jacqueline Blok de PA van oprichter Gerrit Melles en onze eigen IT professional Arnaud van Herk.

niios_klantcase_oogziekenhuis

Vertel eens wat meer over jullie bedrijf, wie zijn jullie en wat doen jullie precies?

 

Jacqueline Blok:  ”Het NIIOS is opgericht door Dr. G.R.J. Melles in 2003. Onder zijn leiding zijn, samen met het NIIOS-team, in de afgelopen 15 jaar fundamenteel nieuwe transplantatietechnieken ontwikkeld voor hoornvliesaandoeningen die inmiddels internationaal als de gouden standaard zijn ingevoerd. Verder heeft Dr. Melles oogheelkundige instrumenten ontwikkeld en kleurstofoplossingen voor het gebruik bij bijvoorbeeld staaroperaties. Zo zijn wereldwijd intussen meer dan 20 miljoen patiënten geopereerd met de door Melles ontwikkelde operatietechnieken of onder gebruik van de door hem ontwikkelde producten, waardoor zij beter zicht hebben. Voor velen is mogelijk zelfs blindheid kunnen voorkomen.

 

Deze technieken worden ook toegepast in onze hoornvlieskliniek in Rotterdam (de Melles Hoornvlieskliniek). NIIOS Research & Development richt zich op onderzoek en ontwikkeling van weefsel behandelmethodes. Een ander onderdeel binnen NIIOS is de Oogbank. In de Oogbank wordt donorweefsel bewerkt tot een eindproduct van hoogwaardige kwaliteit, dat wordt geleverd aan oogartsen in Nederland en in het buitenland.”

 

 

Jacqueline Blok: ‘’Onze missie is om zoveel mogelijk patiënten met hoornvliesproblemen te kunnen helpen, waarbij de patiënt zo min mogelijk last heeft van de operatie.’’

 

 

”Onze missie is om zoveel mogelijk patiënten met hoornvliesproblemen te kunnen helpen, waarbij de patiënt zo min mogelijk last heeft van de operatie. Onze technieken worden ook steeds vaker toegepast in het buitenland. Artsen vanuit de hele wereld komen naar Rotterdam voor een twee-daagse cursus om zich de techniek van Gerrit Melles eigen te maken.”

 

 

 

Wat was de voornaamste reden voor NIIOS om hulp te zoeken bij de IT? En waarom is er uiteindelijk voor Referit gekozen?

 

Arnaud van Herk: ”In 2010 werkte ik nog als freelancer en werd ik via een kennis benaderd om eens langs te komen om te spreken met de eigenaar, Gerrit Melles. Daar is toentertijd uitgekomen dat ik voor hen het IT-beheer ging verzorgen. In 2017 ging ik voor Referit werken, toen hebben we in overleg besloten om NIIOS ook mee te nemen.

 

Het kwam toen ook meteen ter sprake dat de systemen binnen NIIOS ook verouderd waren, en er behoefte was aan een modernere omgeving. Een omgeving die niet alleen moderner en sneller is, maar ook veiliger. Vooral met het oog op alle belangrijke persoonsgegevens die zij beheren. Referit kon dit ook bieden en zo is het heel natuurlijk verlopen.”

 

Jacqueline Blok: ”Arnaud komt hier al langere tijd over de vloer. Gerrit Melles werkt graag met mensen waarmee hij ook na verloop van tijd een vertrouwensband opbouwt. En het vertrouwen in Arnaud is enorm groot. We vinden het fijn dat we altijd op hem kunnen bouwen. Hij heeft ook de groei van het bedrijf meegemaakt en is op de hoogte van alle achtergronden. Alles stond hier nog op een lokale server, we zijn nu met Office 365 gedeeltelijk naar de cloud overgegaan, voor het NIIOS best een grote stap.”

 

 

 

Hoe verliep het traject?

 

Arnaud van Herk: ”Het waren eigenlijk twee verschillende trajecten; de migratie van hun lokale mailserver naar Office 365 en het andere om de hardware daar te vervangen.

 

NIIOS had allemaal data verspreid over verschillende systemen. Wij wilden dit zoveel mogelijk consolideren naar een centrale plek. Het eerste wat opviel is dat zij met vijf fysieke servers werkten, dit wilde ik terugbrengen naar één lokale server waar andere virtuele servers op draaien. Door deze oplossing bespaar je natuurlijk ook veel warmte en energie.

 

Voor de migratie van de Exchange server naar Office 365 hebben we eerst gekeken naar het aantal accounts, gedeelde mailboxen en public folders. Na een grote inventarisatie hebben we ernaar gekeken hoe de overgang zo soepel mogelijk zou kunnen verlopen. Belangrijk is dat de eindgebruiker daar zo min mogelijk last van heeft.”

 

 

Arnaud van Herk:‘’Na een grote inventarisatie hebben we ernaar gekeken hoe de overgang zo soepel mogelijk zou kunnen verlopen. Belangrijk is dat de eindgebruiker daar zo min mogelijk last van heeft.

 

 

Om dit te realiseren hebben we eerst de hardware neergezet en daar een hele nieuwe omgeving op gebouwd naast de bestaande omgeving. Dit hebben we helemaal ingericht en ervoor gezorgd dat alle data die ze gebruikten netjes gesynchroniseerd werd. Die twee omgevingen liepen een tijd synchroon naast elkaar.

 

Voor de e-mail hebben we ervoor gekozen om een hybride implementatie op te bouwen. Dit houdt in dat je nog een tijd gebruik kan maken van beide manieren om toegang te krijgen tot je account. Dus toegang via de ‘oude’ manier maar ook al toegang tot het account binnen de Office 365 omgeving. Door die hybride omgeving zijn alle gegevens en mailberichten meteen beschikbaar op beide locaties doordat deze een connectie hebben met elkaar. Alle mailboxen zijn toen al gemigreerd naar Office 365, een kopie als het ware, hier merkte de gebruiker niets van.”

 

 

 

Welke tools zijn er ingezet om dit tot stand te brengen?

 

Arnaud van Herk: ‘De migratie naar de nieuwe hardware hebben we gerealiseerd met Hyper-V.

 

De bestaande omgeving van NIIOS bestond uit 4 fysieke servers en deze is gemigreerd/geconsolideerd naar 1 fysieke server met Hyper-V. Binnen Hyper-V zijn diverse virtuele servers opgezet, die de bestaande fysieke servers vervangen.

 

Voor de overgang naar Office 365 is een Hybrid Configuration Wizard gebruikt voor de hybride omgeving tussen Exchange en Office 365. Ook is er gebruik gemaakt van Azure AD Connect voor de synchronisatie van bepaalde objecten. En ReliefJet Essentials for Outlook om alle public folders over te zetten.”

 

 

 

Hoe verliep de samenwerking/begeleiding tijdens het traject?

 

Jacqueline Blok: ”De begeleiding vanuit Arnaud en Referit was meer dan prima. We hebben met name in alle voorbereiding alle zaken goed met elkaar afgestemd. We hebben goed besproken wat we precies gaan doen en wat dit ook daadwerkelijk betekent voor de eindgebruikers. Er was toch een bepaalde angst onder de werknemers hier dat het erg wennen zou zijn na de overgang en zaken niet meer op dezelfde manier verlopen als voorheen. Om problemen te voorkomen hebben een projectgroep opgericht, die met Arnaud allerlei testen heeft gedaan. Na de implementatie ging alles over het algemeen heel voorspoedig.”

 

 

Jacqueline Blok: ‘’We hebben goed besproken wat we precies gaan doen en wat dit ook daadwerkelijk betekent voor de eindgebruikers.’’

 

 

Arnaud van Herk: ”De gehele migratie is uiteindelijk in één weekend geregeld afgelopen januari. Met zo’n twee weken nazorg waarbij ik zelf aanwezig was op locatie, loopt alles nu op rolletjes. Ze zijn dus in één weekend overgestapt van oud naar nieuw.

 

”Het was natuurlijk even wennen voor hen, het is nogal een overgang van de oude Office 2010 naar Office 365. Qua uiterlijk is er bewust niet veel veranderd, het bureaublad is iets anders en natuurlijk ook de nieuwe Office omgeving werkt net iets anders. Maar voor de rest is zoveel mogelijk hetzelfde gebleven voor een soepele overgang.

 

Achter de schermen gebeurde er heel veel, maar hier heeft NIIOS niets van gemerkt.”

 

 

 

Wat is het meest positieve resultaat van dit project?

 

Arnaud van Herk: ”NIIOS merkt zeker de voordelen van de mogelijkheden om altijd bij hun bestanden te kunnen komen dankzij OneDrive. En altijd toegang te hebben tot hun e-mail account. Vrij recent was er nog een enorme stroomstoring in een groot gedeelte van Rotterdam. De medewerkers bij NIIOS beseften toen dat ze nog wel vanuit huis konden werken. Als zij nog met het oude systeem hadden gewerkt dan had het werk urenlang stil gestaan.”

 

 

Arnaud van Herk: ‘’Vrij recent was er nog een enorme stroomstoring in een groot gedeelte van Rotterdam. De medewerkers bij NIIOS beseften toen dat ze nog wel vanuit huis konden werken. Als zij nog met het oude systeem hadden gewerkt dan had het werk urenlang stil gestaan.’’

 

 

Jacqueline Blok: ”De algemene beschikbaarheid van het archief en van onze mail. Het is erg fijn dat je dit constant kan vinden en inzien. En dat je remote kunt werken en altijd de laatste versies van documenten en dergelijke bij de hand hebt. Voor mijn gevoel werkt het ook wat sneller.”

 

 

 

Zijn er nog andere verbeterpunten die in de toekomst eventueel op de planning staan?

 

Arnaud van Herk: ”Momenteel is dit natuurlijk voldoende en al een enorme stap vooruit, het zou kunnen dat ze in de toekomst volledig naar de cloud overstappen. Momenteel is het een hybride constructie. We zijn met elkaar aan het brainstormen om de efficiëntie in werkprocessen verder te ontwikkelen en verbeteren.”

 

 

Jacqueline Blok: ”Efficiëntie in werkprocessen heeft bij ons hoge prioriteit, met altijd de veiligheid van gegevens in ons achterhoofd. Ook daarbij zullen we gebruik maken van de expertise van Arnaud en Referit.”

 

 

 

Wat viel het meeste op aan de samenwerking met Referit?

 

Jacqueline Blok: ”De servicegerichtheid is erg hoog, de bereikbaarheid uitstekend. Het contact tijdens de planning loopt bovendien heel plezierig omdat je van tevoren weet waar je aan toe bent en niet voor verrassingen komt te staan. Het is kortom een professionele manier van werken waarbij er ook gebeurt wat er is afgesproken.”

Bitnami