Klantcase Intratuin

Een groot bedrijf vereist vaak een uitgebreid IT-landschap. Om te voorkomen dat je het overzicht kwijtraakt is het goed inrichten van alle bedrijfsprocessen en de achterliggende technische systemen erg belangrijk. Dit resulteert uiteraard in tevreden klanten. Voor deze klantcase spreken wij Leontine Straver, manager infra- systeem en applicatiebeheer bij Intratuin en onze eigen Eelco van der Graaf die zich inmiddels helemaal thuis voelt bij Intratuin.

intratuin_klantcase

Wat was voor Intratuin de reden om hulp te zoeken bij de IT?

 

Eelco van der Graaf: ‘’Zeven jaar geleden werd ik door een contact benaderd met de vraag of ik een audit zou willen uitvoeren van een offerte die zij van een andere partij hadden ontvangen. Ik had al eerder samengewerkt met deze contactpersoon voor een project bij Hilton Food Group. Hij heeft mij toentertijd aanbevolen bij Intratuin.’’

 

 

 

Leontine, waarom hebben jullie voor Eelco/Referit gekozen?

 

Leontine Straver: ‘’Eigenlijk bestaat Referit voor ons uit Eelco. Eelco heeft een goed overzicht, echt een helicopterview over alle applicaties. Ik was toen hij voor ons aan de slag ging verantwoordelijk voor een ander deel van de ICT. Ik heb in die periode het Servicebureau en de Servicedesk voor Intratuin opgezet. Nu ben ik sinds een jaar verantwoordelijk voor infra- en applicatiebeheer en heb ik ook direct contact met Eelco. Ik weet eigenlijk al niet meer beter dan dat hij onderdeel uitmaakt van ons team.’’

 

 

Leontine Straver: ‘’Eigenlijk bestaat Referit voor ons uit Eelco.”

 

 

Eelco van der Graaf: ‘’Het was vooral van belang dat het project van Intratuin binnen een bepaald tijdsbestek gerealiseerd zou worden. De vraag was dus of dit in de praktijk ook echt haalbaar zou zijn met het voorstel zoals beschreven in de ontvangen offerte.

Ik heb een assessment geschreven voor Intratuin en een dag na het aanleveren hiervan werd ik uitgenodigd op kantoor. Het was in eerste instantie niet mijn intentie dit project op mij te nemen maar toch werd mij gevraagd dit voor hen uit te voeren, met de vraag of het mij wel binnen de gestelde tijd zou lukken. Gelukkig is dat ook goed gekomen.’’

 

 

 

Wat voor tools zijn ingezet om het tot stand te brengen?

 

Eelco van der Graaf: ‘’De applicaties binnen de organisatie waren grotendeels al ingericht en zijn vervolgens gekoppeld aan BizTalk. Je moet het zo zien: verschillende applicaties worden met BizTalk verbonden, vervolgens worden alle informatie en processtromen vertaald via BizTalk en worden de processen in de volledige keten geborgd.

 

Bijvoorbeeld: Als er een order binnenkomt via de webshop, moet de keten van opvolgende acties natuurlijk goed verlopen van bestelling naar levering. Het geheel van acties en alle interne en externe applicaties die hierbij moeten worden betrokken (denk aan leveranciers, ordermanagement en logistiek) wordt in BizTalk geborgd. Het schept kort gezegd orde in de chaos wat een divers landschap aan applicaties en bronnen kan zijn, zodat het proces zonder problemen verloopt. De bedrijfsprocessen zijn geborgd en correcte informatie-uitwisseling wordt gegarandeerd.’’

 

 

 

Zijn er hierna nog aanpassingen of veranderingen geweest in het systeem?

 

Eelco van der Graaf: ‘’Het systeem is uiteraard doorontwikkeld in de afgelopen jaren. Wanneer de bedrijfsprocessen werden herzien had dit als gevolg dat het weer anders ingericht moet worden.

 

Als er nieuwe applicaties bijkomen dan moeten deze ook weer worden gekoppeld aan BizTalk. Intratuin is een erg dynamische organisatie en er gebeurt en verandert veel waardoor ik altijd weer opnieuw word uitgedaagd. Zo zijn we op dit moment bezig om bepaalde werknemers bij Intratuin kennis te laten maken met Power BI. Hiermee kunnen ze statistieken bijhouden zoals het aantal websitebezoekers bijvoorbeeld of conversiedoelstellingen. Dit is momenteel nog in de ontwikkelfase.

 

In de afgelopen jaren is Intratuin uitgegroeid tot een internationale organisatie met vestigingen in België en zijn ze een belangrijke leverancier voor verschillende tuincentra in Duitsland.’’

 

Leontine Straver: ‘’We werken al heel lang met BizTalk maar het is geleidelijk aan steeds meer uitgebreid. Er zijn elke keer nieuwe interfaces bij gekomen. Tussen de systemen heb je voor elk doel een andere interface, deze moet ook weer apart geschreven worden.  Het applicatielandschap is vergroot naarmate je meer in de keten gaat werken zodat BizTalk overal tussen gezet wordt.’’

 

 

 

Hoe verloopt de samenwerking?

 

Leontine Straver: ‘’Soms ligt het gehele proces van een stap uit onze keten binnen de business en soms gebruiken we hiervoor applicaties van buitenaf (zoals de cloud) dit moet natuurlijk goed gestroomlijnd werken naast elkaar.

 

Eelco verzorgd sinds augustus vorig jaar overigens ook aanvullende werkzaamheden voor ons buiten BizTalk om. We hadden een business analist die ziek werd terwijl we middenin de overgang/toevoeging naar e-commerce zaten. Buiten die persoon om wist Eelco alles over al onze bedrijfssystemen. We zaten toen met e-commerce in de knoop, en we wilden binnen een bepaalde tijd live gaan met de webshop. We hebben hem toen gevraagd om het project over te nemen.

 

Als je bijvoorbeeld in de applicatie voor de PIM (Product Informatie Management) iets aanpast dan moet dit ook gecommuniceerd worden naar alle randsystemen. Er lopen ontzettend veel verschillende systemen door elkaar heen, voor elke stap in de keten is er wel weer een ander systeem wat daarachter zit. Dat communiceert allemaal met elkaar middels BizTalk. BizTalk is de olie tussen alle applicaties in, daarmee koppel je alles aan elkaar.”

 

 

Leontine Straver: ’BizTalk is de olie tussen alle applicaties in, daarmee koppel je alles aan elkaar.’’

 

 

Eelco van der Graaf: ‘’In de afgelopen jaren heb ik intensieve periodes gedurende het uitvoeren van projecten afgewisseld met periodes waarin ik minder op locatie en meer op afstand werkzaamheden heb uitgevoerd. Het contact met de collega’s van de IT-organisatie alsmede vanuit de business is erg goed.

 

Mijn rol binnen Intratuin is steeds meer een consultancy rol geworden. In eerste instantie beperkte mijn inzet zich vooral tot het verzorgen van het ontwerp, de architectuur en implementatie van de BizTalk-inrichting. In de loop der tijd ben ik bij steeds meer zaken betrokken geraakt en geef ik momenteel ad interim invulling aan de business architect rol.

 

We zijn in een continu proces bezig de inrichting van het IT-landschap te verbeteren, zodat de business zo goed mogelijk gefaciliteerd wordt. Wij kunnen hen ook de flexibiliteit bieden om snel in te kunnen springen op de laatste ontwikkelingen.’’

 

 

 

Leontine, hoe was de begeleiding vanuit Referit/van Eelco?

 

Leontine Straver: ‘’Eelco is iemand die een goede vertaalslag kan maken tussen de business en de systemen. Die vertaalslag vanuit de behoefte uit de business en hoe hij dit met behulp van BizTalk aan elkaar knoopt is fantastisch.’’

 

 

 

Wat is het meest positieve resultaat van dit project?

 

Eelco van der Graaf: ‘’Er zijn binnen Intratuin inmiddels veel projecten geweest op verschillende vlakken binnen de organisatie. Inmiddels loop ik al 7 jaar mee en vanuit de business en IT wordt er altijd veel waardering getoond. Ik heb het altijd erg naar mijn zin bij Intratuin en voel me er heel erg thuis.

 

Je moet een business kunnen garanderen dat de processen goed werken en het IT landschap er goed op aansluit. Met het uitvoeren van diverse projecten zijn we steeds beter in staat alle processen in zijn geheel te borgen.‘’

 

Leontine Straver: ‘’Wat ik persoonlijk ook erg fijn vind is dat we via een monitoring tool meteen een melding via onze Servicedesk binnen krijgen. Zo kan er meteen aan een oplossing worden gewerkt. Ook heb je meteen inzichtelijk waar in de keten de fout zit.’’

 

 

 

Wat viel het meeste op aan de samenwerking met Referit?

 

Leontine Straver: ‘’Eelco is voor ons Referit en Referit is Eelco. Wij bij Intratuin zien hem niet meer als  iemand van een externe club en hij is zo’n beetje onderdeel van het meubilair geworden. Eelco is iemand met een Intratuin hart. Hij is iemand die kijkt naar de behoeften van het bedrijf.

 

Op het moment dat een leverancier alleen maar voor eigenbelang gaat dan is het evenwicht weg en dat werkt niet naar verloop van tijd. Eelco was direct de persoon waarvan we vonden dat hij een goed totaaloverzicht had over alle applicaties. Inmiddels spendeert hij dan ook meerdere uurtjes buiten BizTalk om Intratuin nog verder op weg te helpen. Als je met een keten werkt is het van belang dat alles ook goed door de keten heen gaat. Als alles goed ingericht is kan het gehele proces soepel verlopen’’

 

 

Leontine Straver: ‘’Als je met een keten werkt is het van belang dat alles ook goed door de keten heen gaat. Als alles goed ingericht is kan het gehele proces soepel verlopen’’

Bitnami